Quando un'azienda organizza un meeting o un incontro professionale, lo fa principalmente per due motivi: presentare un nuovo prodotto o servizio, o attirare nuovi clienti e rafforzare i rapporti con i clienti già esistenti.
In entrambi i casi, sono incontri importanti sia per chi li organizza, sia per chi vi partecipa, e vanno preparati nel migliore dei modi, non solo per ottenere il risultato di vendita o fidelizzazione sperato, ma anche per instaurare quel rapporto umano indispensabile per far si che possa esserci fiducia e collaborazione reciproca.
Per organizzare un meeting aziendale ci sono degli aspetti che non vanno sottovalutati e che anzi ne possono determinare la buona riuscita.
La scelta degli invitati
Soprattutto se si ha a disposizione un bel parco di clienti e potenziali tali, si potrebbe essere spinti dal desiderio di invitare tutti, ma questo potrebbe essere controproducente.
A seconda del motivo del meeting, va stilata una lista di persone che potrebbero partecipare, valutando il motivo dell'incontro e il potenziale interesse che potrebbe avere l'ospite nei confronti dell'evento; un cliente poco interessato all'argomento si annoierà, non creando interazioni né con gli altri ospiti né con gli organizzatori, il che potrebbe influire negativamente sulla buona riuscita dell'incontro.
Altro aspetto importante è la capienza della location che si ha a disposizione per lo svolgimento dell'evento, soprattutto se si dovranno utilizzare strumenti come proiettori o se ci fosse necessità di un palco per dei relatori: una sala troppo piena può creare confusione e distrazione.
Lo spazio deve essere ben organizzato, così da permettere a chiunque sia di sentire bene che di vedere in semplicità quanto verrà presentato.
La scaletta
Trattandosi di un incontro di lavoro, è molto probabile che ci sarà una scaletta di interventi, con momenti di pausa e di confronto, ed ogni ospite ne deve essere al corrente in anticipo.
È buon uso inviare a tutti il programma unitamente all'invito, in modo che si possa sapere in anticipo di cosa si andrà a parlare e permettere agli ospiti di valutare se l'argomento può essere di proprio interesse, e di preparare eventuali domande da porre; a pochi giorni dalla data scelta per l'evento, un ulteriore invito per ricordare le informazioni essenziali, come il luogo e l'orario, è indispensabile per ricordare l'incontro a chi non lo avesse segnato in agenda, a far sentire coccolato l'invitato e ad evitare mancate presenze dell'ultimo momento.
Questa scaletta deve essere a disposizione anche durante l'evento, con ben evidenziati i momenti di pausa, se presenti, e i momenti di interazione, fondamentali per uno scambio di idee, un approfondimento, e per creare la giusta atmosfera che consente di essere a proprio agio e di godersi a pieno lo svolgimento dell'evento.
Il rispetto degli orari
Uno dei motivi principali per cui un meeting di lavoro può risultare noioso, è il mancato rispetto degli orari stabiliti da parte degli organizzatori.
Avendo inviato precedentemente la scaletta, è importante che gli orari presenti vengano rispettati, a partire dall'orario previsto per l'inizio.
È vero che molti ospiti potrebbero arrivare in ritardo, e non c'è nulla di male a voler attendere 5 o 10 minuti prima di avviare l'evento così da avere più partecipanti, ma questo può risultare poco rispettoso nei confronti di chi invece si è presentato all'ora richiesta, e rischia di allungare di troppo i tempi dell'incontro.
Il rispetto dell'orario di inizio e fine, degli interventi e delle pause, è un segno di organizzazione e di rispetto nei confronti degli ospiti, che si potrebbero anche essere organizzati per degli incontri successivi al meeting, basandosi sulle informazioni che gli sono state fornite.